Algunas negociaciones B2B cubren más de un pedido. Un cliente puede acordar una cantidad anual y un precio de proyecto, pero solicitar entregas menores cuando las necesita. Repetir toda la negociación en cada entrega pierde tiempo; pedir el total de inmediato puede ser poco práctico.
El acuerdo marco conserva la base comercial. Cada solicitud parcial selecciona una cantidad permitida y crea un nuevo presupuesto vinculado.
Acuerdo marco, suscripción o pedido recurrente
Son conceptos distintos:
- El acuerdo marco define productos, precios, cantidades, validez y cliente.
- La solicitud parcial representa una necesidad concreta contra ese acuerdo.
- El pedido recurrente se crea según un calendario.
- La suscripción suele incluir cobros y renovaciones.
El comprador inicia la solicitud cuando la necesita. No es automáticamente una suscripción.
Crear el acuerdo desde un presupuesto negociado
SoftwareSilo B2B Quote puede crear un acuerdo a partir de un presupuesto de cliente aprobado, aceptado o pedido. Conserva cliente, tienda, proyecto opcional, presupuesto de origen, validez y notas. Las partidas guardan producto, cantidad total, consumo, precio acordado, validez y comentarios.
Así se mantiene un origen trazable y ventas no tiene que copiar condiciones a otro registro desconectado.
Cómo comienza una solicitud parcial
El comprador abre un acuerdo activo e indica cantidades para una o varias partidas. El módulo las comprueba frente a lo disponible. Después crea un borrador de presupuesto para el mismo cliente y proyecto, enlaza presupuesto y partidas con el acuerdo y aplica los precios acordados.
El borrador continúa por el flujo normal. Cada entrega puede añadir dirección, transporte, disponibilidad, referencia interna o aprobación.
Decida cuándo se consume la cantidad
“Solicitado”, “aceptado” y “pedido” no significan lo mismo. Determine el evento en que la empresa considera consumida la cantidad. Una cancelación o reducción puede tener que liberarla.
El acuerdo diferencia cantidad total, consumida y restante. Mantenga esos valores alineados con ventas y ERP. Si el ERP controla el consumo, actualícelo mediante una integración definida.
Ejemplo práctico
Una empresa de mantenimiento negocia 1.200 filtros a un precio unitario durante doce meses. El presupuesto se convierte en acuerdo activo. Sus centros solicitan 80, 120 o 200 filtros cuando hacen falta. Cada solicitud parte del precio acordado, mientras destino y fecha se confirman para esa entrega.
El acuerdo ofrece la visión general y el presupuesto individual proporciona el registro operativo que puede convertirse en pedido.
Controles para evitar disputas
- Asigne número, responsable, inicio y fin.
- Aclare si las cantidades son compromiso, límite o previsión.
- Defina si transporte, impuestos y recargos son fijos o se recalculan.
- Permita solicitudes solo en acuerdos activos y dentro de la cantidad restante.
- Vincule presupuesto y pedido con la partida del acuerdo.
- Regule devoluciones, cancelaciones, sustituciones y cambios de precio.
- Evite cambios silenciosos en las condiciones tras el primer uso.
Cuándo usar un presupuesto normal
Use un presupuesto único si solo habrá una entrega, el surtido cambia siempre o el precio no puede mantenerse durante un periodo. Un acuerdo aporta valor cuando hay condiciones repetibles.
Preguntas frecuentes
¿Puede incluir varios productos?
Sí. Cada partida tiene producto, precio, cantidad total, consumo, validez y notas propios.
¿Puede el cliente solicitar solo una parte?
Sí. Puede elegir cantidades de una o varias partidas sin superar lo disponible.
¿La solicitud crea directamente un pedido?
No. Crea un borrador de presupuesto vinculado. Este recoge datos de entrega y aprobación antes de seguir el camino normal al pedido.
¿Puede vincularse con un proyecto?
Sí. El acuerdo puede conservar el proyecto de origen y usarlo en el nuevo borrador.
¿Qué ocurre después de la validez?
El proceso debe bloquear o revisar nuevas solicitudes según la política acordada. Defina claramente la responsabilidad en administración y ERP.
Consulte SoftwareSilo B2B Quote para presupuestos de proyecto, acuerdos, revisiones y pedidos.