Manche B2B-Verhandlungen gelten für mehr als eine Bestellung. Ein Kunde vereinbart eine Jahresmenge und einen Projektpreis, möchte aber kleinere Lieferungen nach Bedarf abrufen. Die vollständige Verhandlung für jede Lieferung zu wiederholen kostet Zeit. Die Gesamtmenge sofort zu bestellen ist häufig ebenso unpraktisch.
Eine Rahmenvereinbarung hält die kaufmännische Grundlage fest. Jeder Abruf wählt eine zulässige Teilmenge und startet ein neues, mit dem Rahmen verknüpftes Angebot.
Rahmenvertrag, Abo oder wiederkehrende Bestellung?
Die Begriffe beschreiben unterschiedliche Abläufe:
- Eine Rahmenvereinbarung definiert Produkte, Preise, Mengen, Gültigkeit und Kundenbezug.
- Ein Abruf ist ein konkreter Bedarf aus dieser Vereinbarung.
- Eine wiederkehrende Bestellung wird nach Zeitplan ausgelöst.
- Ein Abonnement enthält üblicherweise Abrechnung und Verlängerung.
Den Abruf stößt der Käufer bei Bedarf an. Er ist weder automatisch ein Abo noch ein Dauerauftrag.
Die Vereinbarung aus dem Angebot erstellen
SoftwareSilo B2B Quote kann eine Vereinbarung aus einem Kundenangebot im freigegebenen, angenommenen oder bestellten Workflow-Zustand anlegen. Erhalten bleiben Kunde, Store, optionales Projekt, Quellangebot, Gültigkeit und Hinweise. Die Positionen enthalten Produktbezug, Gesamtmenge, verbrauchte Menge, vereinbarten Preis, Gültigkeit und Positionsnotizen.
Damit ist der Ursprung nachvollziehbar. Der Vertrieb muss die ausgehandelten Konditionen nicht in einem zweiten, unabhängigen Datensatz nachbauen.
So beginnt ein Abruf
Der Kunde öffnet eine aktive Vereinbarung und trägt Mengen für eine oder mehrere Positionen ein. Das Modul prüft sie gegen die verfügbaren Restmengen. Anschließend erzeugt es einen Angebotsentwurf für denselben Kunden und dasselbe Projekt, verknüpft Angebot und Positionen mit der Vereinbarung und übernimmt die vereinbarten Preise.
Der Entwurf läuft danach durch den normalen Angebotsprozess. So können Lieferadresse, Versandart, Verfügbarkeit, Einkaufsreferenz und eine notwendige Freigabe pro Abruf ergänzt werden.
Festlegen, wann eine Menge als verbraucht gilt
„Angefragt“, „angenommen“ und „bestellt“ sind nicht dasselbe. Bestimmen Sie, bei welchem Ereignis eine Menge im Unternehmen als verbraucht zählt. Stornierte oder reduzierte Abrufe müssen sie gegebenenfalls wieder freigeben.
Die Vereinbarung unterscheidet Gesamt-, Verbrauchs- und Restmenge. Halten Sie diese Werte mit dem Ablauf in Vertrieb und ERP synchron. Ist das ERP für den Verbrauch maßgeblich, gehört die Aktualisierung in eine kontrollierte Integration.
Beispiel aus der Praxis
Ein Instandhaltungsunternehmen vereinbart 1.200 Filter zu einem festen Stückpreis für zwölf Monate. Das Quellangebot wird zur aktiven Rahmenvereinbarung. Die Standorte rufen je nach Bedarf 80, 120 oder 200 Filter ab. Jeder Abruf startet mit dem vereinbarten Preis; Lieferort und Termin werden für die konkrete Lieferung festgelegt.
Die Rahmenvereinbarung gibt dem Einkauf den Überblick. Das einzelne Angebot bildet den operativen Vorgang und kann zur Bestellung werden.
Regeln gegen spätere Missverständnisse
- Jede Vereinbarung braucht Nummer, Verantwortlichen, Beginn und Ende.
- Klären Sie, ob Mengen Verpflichtung, Obergrenze oder Prognose sind.
- Legen Sie fest, ob Fracht, Steuer und Zuschläge fix oder neu berechnet werden.
- Erlauben Sie Abrufe nur aus aktiven Vereinbarungen und Restmengen.
- Verknüpfen Sie Angebot und Bestellung mit der jeweiligen Rahmenposition.
- Regeln Sie Retouren, Stornos, Ersatzprodukte und Preisänderungen.
- Verhindern Sie stille Änderungen der Ausgangskonditionen nach dem ersten Abruf.
Wann ein normales Angebot besser passt
Nutzen Sie ein Einzelangebot, wenn nur eine Lieferung geplant ist, das Sortiment bei jeder Anfrage wechselt oder Preise nicht für einen definierten Zeitraum gelten können. Eine Vereinbarung hilft nur bei wirklich wiederverwendbaren Konditionen.
Häufige Fragen
Kann eine Vereinbarung mehrere Produkte enthalten?
Ja. Jede Position führt eigenes Produkt, Preis, Gesamtmenge, Verbrauch, Gültigkeit und Hinweise.
Darf der Kunde nur einen Teil abrufen?
Ja. Er kann Mengen aus einer oder mehreren Positionen wählen, solange die verfügbare Menge nicht überschritten wird.
Erzeugt der Abruf sofort eine Bestellung?
Nein. Zunächst entsteht ein verknüpfter Angebotsentwurf. Dieser kann Liefer- und Freigabedaten aufnehmen und anschließend den normalen Bestellweg durchlaufen.
Können Vereinbarungen einem Projekt zugeordnet sein?
Ja. Die Projektzuordnung des Quellangebots kann erhalten bleiben und wird für den Abrufentwurf verwendet.
Was geschieht nach dem Gültigkeitsende?
Neue Abrufe sollten entsprechend der vereinbarten Regel gesperrt oder erneut geprüft werden. Hinterlegen Sie eine klare Zuständigkeit in Administration und ERP-Prozess.
Mehr zu Projektangeboten, Vereinbarungen, Revisionen und Bestellerstellung finden Sie bei SoftwareSilo B2B Quote.