Bei einem B2B-Angebot reicht selten ein einzelner Klick auf „Freigeben“. Der Vertrieb prüft Kunde und Marge, die Buchhaltung möglicherweise Zahlungsbedingungen und der Einkauf Verfügbarkeit oder Lieferzeit. Ein guter Magento 2 Workflow macht sichtbar, wer als Nächstes entscheiden muss. Der Kunde erhält gleichzeitig verständliche Informationen, ohne interne Abstimmungen mitzulesen.
Erst Zuständigkeiten klären, dann Status anlegen
Beschreiben Sie zunächst die tatsächlich notwendigen Entscheidungen. Ein typischer Ablauf sieht so aus:
- Der Kunde sendet Produkte, Mengen, Adressen, Hinweise und Dateien.
- Der Vertrieb prüft die Vollständigkeit und kalkuliert das Angebot.
- Finanzabteilung oder Vertriebsleitung prüfen Ausnahmen wie eine geringe Marge oder besondere Zahlungsziele.
- Der Kunde erhält das freigegebene Angebot mit Gültigkeitsdatum.
- Er nimmt es an, lehnt es ab oder bittet um eine Änderung.
- Aus dem angenommenen Angebot entsteht eine Bestellung.
Jede zusätzliche Stufe kostet Zeit. Eine Freigabe sollte deshalb nur dann existieren, wenn sie ein konkretes Risiko abdeckt.
Workflow-Zustand und sichtbaren Status trennen
SoftwareSilo B2B Quote ordnet frei benennbare, storebezogene Status einem stabilen internen Zustand zu. So kann ein Store „Wartet auf Einkauf“ anzeigen und ein anderer „Kaufmännische Prüfung“, obwohl beide technisch denselben Prüfschritt meinen.
Übergänge legen fest, wer einen Statuswechsel ausführen darf: Kunde, Administrator oder System. Sie können eine Begründung verlangen und steuern, ob Kunde oder Administration benachrichtigt werden. Das ist verlässlicher als eine Auswahlliste, in der jeder Benutzer jeden Status setzen kann.
Der sichtbare Hinweis sollte vor allem erklären, was jetzt passiert. „Wir prüfen Frachtkosten und aktualisieren das Angebot“ hilft mehr als „In Bearbeitung“.
Eindeutige Fälle automatisieren
Automatisierung eignet sich für Regeln, deren Bedingungen und Ausnahmen klar sind. Zum Beispiel:
- Angebote oberhalb eines Grenzwerts an die Vertriebsleitung leiten;
- vereinbarte Preise für eine Kundengruppe anwenden;
- einen festgelegten Zuschlag für eine Leistung ergänzen;
- Anfragen nach Store oder Projekt dem passenden Team zuordnen;
- vor Ablauf der Angebotsfrist erinnern.
Ungewöhnliche Kombinationen, unklare Produktspezifikationen und hohe Sonderrabatte gehören weiterhin in eine manuelle Prüfung. Automatisierung soll Routine entfernen, nicht Risiken verstecken.
Kaufmännische Änderungen als Revision erhalten
Der Statusverlauf zeigt, wohin sich ein Angebot bewegt hat. Eine Revision zeigt, was sich geändert hat. Werden Menge, Preis, Zuschlag, Lieferadresse oder Gültigkeit angepasst, muss die neue Fassung von der zuvor geprüften Version unterscheidbar bleiben.
SoftwareSilo B2B Quote speichert Revisionsstände mit Positionen, Summen, Adressen, Hinweisen, Änderungsgrund und Bearbeiter. Damit beziehen sich Vertrieb und Kunde auch nach mehreren Verhandlungsrunden auf dieselbe Fassung.
Gültigkeit und Bestand getrennt regeln
Eine Freigabe reserviert nicht automatisch Ware. Umgekehrt macht eine Reservierung den Preis nicht unbegrenzt gültig. Legen Sie getrennt fest:
- wie lange das Angebot gilt;
- ab welchem Zeitpunkt Bestand reserviert wird;
- was bei geänderten Kosten, Steuern, Versandkosten oder Beständen geschieht;
- ob ein abgelaufenes Angebot erneut geöffnet oder neu kalkuliert wird.
Beispiel für eine Freigabematrix
| Bedingung | Zuständig | Anzeige für den Kunden |
|---|---|---|
| Standardsortiment, vereinbarter Preis, normale Konditionen | Vertrieb | In Prüfung |
| Rabatt über der Vertriebsgrenze | Vertriebsleitung | Freigabe läuft |
| Besondere Zahlungs- oder Kreditbedingungen | Finanzabteilung | Kaufmännische Prüfung |
| Sonderprodukt oder unklare Lieferzeit | Einkauf/Operations | Verfügbarkeit wird geprüft |
| Alle Prüfungen abgeschlossen | Kunde | Bereit zur Annahme |
Die Bezeichnungen dürfen je Store variieren. Die Verantwortung dahinter sollte eindeutig bleiben.
Fragen vor dem Start
- Welche Bedingungen erfordern eine zweite Freigabe?
- Wer darf Preise, Zuschläge, Zahlungsbedingungen und Gültigkeit ändern?
- Bei welchen Übergängen ist eine Begründung Pflicht?
- Welche Änderungen erzeugen eine Revision?
- Wer erhält welche Benachrichtigung?
- Was geschieht mit abgelaufenen und abgelehnten Anfragen?
- Welcher Schritt erzeugt die Magento-Bestellung?
Häufige Fragen
Können kleine Angebote automatisch freigegeben werden?
Ja, wenn die Bedingungen objektiv sind und das Unternehmen das Risiko akzeptiert. Prüfen Sie Grenzwerte und Ausnahmen ausdrücklich.
Können Kunde und Administration unterschiedliche Status sehen?
Sie können unterschiedliche Bezeichnungen und Hinweise verwenden, während der zugrunde liegende Zustand stabil bleibt. Das hilft bei mehreren Stores und Sprachen.
Ist eine Revision dasselbe wie ein Audit-Log?
Nein. Revisionen erhalten kaufmännische Fassungen des Angebots. Technische oder rechtliche Protokollpflichten können zusätzliche Regeln erfordern.
Sollte ein abgelehntes Angebot gelöscht werden?
Meist nicht. Anfrage, Entscheidung und Kommunikation liefern dem Vertrieb wichtigen Kontext und können für spätere Anfragen nützlich sein.
Mehr zu Status, Übergängen, Regeln, Revisionen und der Bestellerstellung finden Sie bei SoftwareSilo B2B Quote.