Viele B2B-Kunden benötigen ein PDF für interne Freigaben, den Einkauf oder eine Unterschrift. Das Dokument ist nur dann verlässlich, wenn es dieselben Produkte, Preise, Lieferannahmen und Fristen wie das Online-Angebot enthält. Andernfalls unterschreibt der Kunde möglicherweise eine andere Fassung als die, aus der Magento die Bestellung erstellt.
Das Online-Angebot bleibt der Arbeitsstand
Nachrichten, Gegenpreise, Anhänge, Änderungen und Freigaben gehören in den Angebotsprozess. Erzeugen Sie das PDF aus der freigegebenen kaufmännischen Fassung, statt ein separates Dokument manuell zu bearbeiten.
SoftwareSilo B2B Quote speichert Revisionen bei kaufmännischen Änderungen. Das PDF sollte der passenden Revision zugeordnet und nach relevanten Änderungen neu erzeugt werden. Ein Dateiname allein reicht zur Versionskontrolle nicht aus.
Was ein B2B-Angebots-PDF enthalten sollte
Mindestens diese Angaben müssen eindeutig sein:
- Angebotsnummer und Datum;
- Anbieter und Kunde;
- Produkte, Beschreibungen, Mengen, Einzelpreise, Rabatte, Zuschläge, Steuern und Summen;
- gegebenenfalls Rechnungs- und Lieferadresse;
- Annahmen zu Zahlung und Versand;
- Gültigkeitsdatum;
- Ansprechpartner bei Kunde und Vertrieb;
- Verweise auf Bedingungen, Anhänge oder Projektdetails;
- Revision oder Versionsstand.
Das Basismodul enthält mehrere PDF-Layouts und Store-Einstellungen für Unternehmensangaben, Logo, Fußzeile, Positionshinweise und statusabhängige Downloadrechte.
Wann ein visueller PDF-Editor sinnvoll ist
Das separate PDF Designer Add-on eignet sich für unterschiedliche Stores, Marken oder Angebotsarten. Es bietet einen visuellen Layout-Editor, Vorschau, wiederverwendbare Variablen, Schriftverwaltung, storebezogene Aktivierung sowie optionale QR-Code- und Barcode-Elemente.
Lesbarkeit ist wichtiger als Dekoration. Testen Sie lange Produktnamen, viele Positionen, Steuerkombinationen, Seitenumbrüche und fehlende optionale Werte.
Die Signatur in den Workflow einbauen
Das OpenSign Add-on verbindet B2B Quote mit einer selbst betriebenen OpenSign-Instanz. Es kann eine Signatur vor der Annahme verlangen, das Angebots-PDF zur Unterschrift senden, Statusmeldungen über einen geschützten Webhook verarbeiten und Original sowie signiertes Dokument mit Unterzeichner und Zeitpunkt erhalten.
Sobald die Signatur erforderlich ist, wird das Angebot vor weiteren Änderungen geschützt. Ändern sich die Konditionen, erstellen Sie eine neue Revision und starten einen neuen Signaturvorgang.
Ein kontrollierter Dokumentablauf
- Der Vertrieb schließt Preise und Lieferannahmen ab.
- Das Angebot erreicht den freigegebenen Kundenstatus.
- Magento erzeugt das PDF für diese Revision.
- OpenSign lädt die berechtigte Person zur Signatur ein.
- Das Ergebnis kommt über den konfigurierten Webhook zurück.
- Magento hält den Signaturstatus fest und erlaubt den vorgesehenen Annahmeschritt.
- Die angenommene Fassung wird zur Bestellung.
Konfigurieren Sie Ablaufzeit und Webhook-Secret, verschlüsseln Sie Zugangsdaten und überwachen Sie fehlgeschlagene Rückmeldungen.
Signaturfunktion ist keine Rechtsberatung
Anforderungen an elektronische Signaturen unterscheiden sich nach Land, Dokumentart, Vertragsprozess und Risiko. Klären Sie Identität, Nachweis, Aufbewahrung und benötigte Signaturstufe rechtlich. Die Software bildet den Ablauf ab, entscheidet aber nicht über den erforderlichen Standard.
Prüfungen vor dem Einsatz
- Stimmen PDF-Summen und Währung mit dem Online-Angebot überein?
- Darf der Kunde nur im passenden Status herunterladen?
- Gehört jedes signierte PDF zu einer konkreten Revision?
- Sind Änderungen nach Signaturbeginn wie vorgesehen gesperrt?
- Gibt es für Fehler und Ablauf einen verständlichen Zustand?
- Ist der Webhook authentifiziert und wiederholbar?
- Sind Original und signierte Datei passend geschützt?
- Wird genau die signierte Fassung zur Bestellung?
Häufige Fragen
Kann Magento 2 ohne Designer Add-on Angebots-PDFs erzeugen?
Ja. Das Basismodul enthält PDF-Erzeugung und mehrere Layouts. PDF Designer ergänzt die visuelle Gestaltung und weitere Branding-Optionen.
Ist OpenSign im B2B-Quote-Modul enthalten?
Die Integration ist ein separates Add-on und benötigt eine erreichbare, selbst betriebene OpenSign-Instanz.
Kann der Kunde ohne Signatur annehmen?
Das hängt von der Konfiguration ab. Ist die Signatur vor Annahme verpflichtend, bleibt die Annahme bis zum Abschluss gesperrt.
Was geschieht bei einer Änderung nach der Signatur?
Ändern Sie das signierte Dokument nicht stillschweigend. Erstellen Sie eine Revision, ein neues PDF und bei wesentlichen Änderungen eine neue Signatur.
Mehr zum PDF-Ablauf und den Dokument-Add-ons finden Sie bei SoftwareSilo B2B Quote.