Muchos compradores B2B necesitan un PDF para aprobación interna, archivo de compras o firma. El documento solo es útil si representa los mismos productos, precios, condiciones de entrega y validez que el presupuesto online. De lo contrario, puede firmarse una versión y convertirse otra en pedido.
Mantenga el presupuesto online como registro de trabajo
La negociación debe permanecer en el flujo: mensajes, contraofertas, adjuntos, cambios y aprobaciones. Genere el PDF desde la versión comercial aprobada, no desde un documento editado por separado.
SoftwareSilo B2B Quote conserva revisiones al cambiar datos comerciales. El PDF debe corresponder a una revisión concreta y regenerarse tras un cambio relevante. El nombre del archivo no basta para controlar versiones.
Qué debe incluir un PDF B2B
Como mínimo, deje claros:
- número y fecha del presupuesto;
- identidad de vendedor y comprador;
- productos, descripciones, cantidades, precios, descuentos, recargos, impuestos y totales;
- direcciones de facturación y entrega cuando proceda;
- condiciones de pago y envío;
- fecha de validez;
- contactos del cliente y ventas;
- referencia a condiciones, adjuntos o proyecto;
- revisión o versión.
El módulo principal incluye varios diseños PDF y ajustes por tienda para empresa, logotipo, pie, notas de partida y restricciones de descarga según estado.
Cuándo ayuda un editor visual
El add-on PDF Designer sirve cuando tiendas, marcas o procesos necesitan presentaciones diferentes. Incluye editor visual, vista previa, variables reutilizables, fuentes, activación por tienda y elementos opcionales de código QR o barras.
Priorice la lectura. Pruebe nombres largos, muchas líneas, impuestos, saltos de página y campos opcionales vacíos.
Integre la firma dentro del proceso
El add-on OpenSign conecta B2B Quote con una instalación propia de OpenSign. Puede exigir firma antes de aceptar, enviar el PDF, procesar el resultado mediante webhook protegido y conservar original y firmado con datos de firmante y fecha.
Cuando la firma es obligatoria, el presupuesto queda protegido frente a cambios. Si cambian las condiciones, cree una nueva revisión e inicie otra firma.
Una secuencia controlada
- Ventas completa precios y condiciones de entrega.
- El presupuesto llega al estado aprobado para el cliente.
- Magento genera el PDF de esa revisión.
- OpenSign invita a la persona autorizada.
- El resultado vuelve por el webhook configurado.
- Magento registra la firma y permite el paso de aceptación previsto.
- La versión aceptada se convierte en pedido.
Configure caducidad y secreto del webhook, cifre credenciales y supervise devoluciones fallidas.
La función de firma no sustituye asesoramiento jurídico
Los requisitos varían según país, documento, proceso y riesgo. Revise identidad, conservación, evidencia y nivel de firma con asesoramiento cualificado. El software aplica un proceso, pero no decide el estándar legal necesario.
Comprobaciones antes de lanzar
- ¿Coinciden totales y moneda entre PDF y web?
- ¿Solo se permite descargar en los estados previstos?
- ¿Cada PDF firmado pertenece a una revisión?
- ¿Los cambios quedan bloqueados tras iniciar la firma?
- ¿Hay un estado útil para fallos y caducidad?
- ¿El webhook está autenticado y admite reintentos?
- ¿Original y firmado tienen acceso restringido?
- ¿La aceptación convierte la versión firmada?
Preguntas frecuentes
¿Puede Magento crear PDF sin PDF Designer?
Sí. El módulo principal incluye generación PDF y varios diseños. PDF Designer añade edición visual y opciones de marca.
¿OpenSign está incluido en B2B Quote?
La integración es un add-on independiente y requiere un servicio OpenSign propio disponible.
¿Puede el cliente aceptar sin firmar?
Depende de la configuración. Si la firma previa es obligatoria, la aceptación permanece bloqueada hasta completarla.
¿Qué sucede si cambia el presupuesto después de firmar?
No modifique el documento silenciosamente. Cree una nueva revisión, genere otro PDF y solicite una nueva firma cuando el cambio sea material.
Consulte SoftwareSilo B2B Quote para el flujo PDF y sus add-ons.