Cuando un representante cambia de zona o deja la empresa, hay dos tareas que deben seguir un orden: cerrar su acceso y dar un nuevo responsable a cada cliente activo. Borrar primero al empleado suele ser una mala idea. Dificulta revisar la cartera y puede restar contexto a los pedidos anteriores.
Bloquear el acceso antes de mover la cartera
Desactive la cuenta de personal en cuanto deba terminar el acceso. Una cuenta comercial independiente se cierra con más limpieza que un usuario administrador compartido. Si se utilizan SSO, tokens de API o autenticación de dos factores, inclúyalos también en el proceso de baja.
Conserve temporalmente el registro para identificar clientes, trabajo abierto e historial de informes. Se trata de impedir nuevas sesiones, no de borrar la trazabilidad.
Transferir la cartera de clientes
SoftwareSilo Sales Staff añade la acción Asignar representante principal a la cuadrícula de clientes de Magento. Filtre la cartera del empleado saliente, seleccione las cuentas adecuadas y asigne el nuevo responsable de una sola vez.
Antes de hacerlo, revise:
- clientes inactivos que no requieren un cambio inmediato;
- cuentas clave que necesitan una presentación personal;
- representantes colaboradores ya asignados;
- presupuestos, visitas y conversaciones abiertas;
- límites de sitio web y grupo del sucesor.
Con asignación múltiple, puede añadir primero al sucesor, realizar el traspaso y retirar después al anterior del equipo de apoyo.
Mantener la atribución histórica
La reasignación debe controlar la responsabilidad futura, no indicar que el nuevo comercial gestionó un pedido del año pasado. Sales Staff guarda el representante en el pedido y cambiar el titular del cliente no modifica por sí solo los pedidos existentes. El administrador puede reasignar un pedido de forma explícita si se trata de una corrección real.
Esta separación protege las comisiones y la auditoría. Consulte comisiones y atribución de pedidos en Magento 2 para conocer las reglas disponibles.
Transferir también el contexto
La asignación técnica es solo una parte. El sucesor necesita pedidos y presupuestos abiertos, próximas visitas, precios acordados, notas y compromisos pendientes. El historial estructurado, la planificación de visitas y la gestión de presupuestos son add-ons independientes de Sales Staff que mantienen esa información unida al cliente.
Para reorganizaciones amplias, los add-ons de Importación/Exportación y API permiten actualizar datos mediante un proceso controlado. Valide primero una muestra, especialmente con varios sitios web o equipos solapados.
Comprobación final
- La cuenta anterior ya no puede iniciar sesión.
- Todos los clientes activos tienen el responsable previsto.
- No quedan accesos obsoletos entre los colaboradores.
- El sucesor solo ve la cartera esperada.
- La atribución de pedidos anteriores no ha cambiado.
- Los nuevos pedidos directos y asistidos siguen la regla acordada.
- Cada presupuesto, visita y seguimiento abierto tiene responsable.
SoftwareSilo Sales Staff aporta la propiedad del cliente y la reasignación masiva; el proceso de baja completa el control operativo.