Wechselt ein Vertriebsmitarbeiter das Gebiet oder verlässt das Unternehmen, müssen zwei Aufgaben in der richtigen Reihenfolge erledigt werden: den bisherigen Zugriff beenden und jedem aktiven Kunden einen neuen Ansprechpartner geben. Den Mitarbeiter sofort zu löschen, ist selten sinnvoll. Dadurch wird die Prüfung seines Portfolios schwieriger und frühere Aufträge verlieren ihren nachvollziehbaren Zusammenhang.
Zuerst den Zugang sperren
Deaktivieren Sie das Mitarbeiterkonto, sobald der Zugriff enden soll. Ein eigenes Vertriebskonto lässt sich sauberer schließen als ein gemeinsam genutzter Magento-Adminzugang. Werden SSO, API-Token oder Zwei-Faktor-Authentifizierung verwendet, gehören diese ebenfalls auf die Offboarding-Liste.
Der Mitarbeiterdatensatz sollte zunächst erhalten bleiben, damit Kunden, offene Vorgänge und Berichte geprüft werden können. Ziel ist, neue Sitzungen zu verhindern – nicht die Geschäftshistorie zu beseitigen.
Das Kundenportfolio übertragen
SoftwareSilo Sales Staff ergänzt im Magento-Kundenraster die Aktion Primären Vertriebsmitarbeiter zuordnen. Filtern Sie die Kunden des ausscheidenden Mitarbeiters, wählen Sie die passenden Konten aus und weisen Sie den neuen Hauptansprechpartner gesammelt zu.
Prüfen Sie vor der Massenänderung:
- inaktive Kunden, die nicht sofort übertragen werden müssen;
- Key Accounts mit persönlicher Übergabe;
- bereits hinterlegte weitere Betreuer;
- offene Angebote, Besuche und Rückfragen;
- Website- und Mitarbeitergruppen des Nachfolgers.
Bei aktivierter Mehrfachzuordnung ist ein überlappender Übergang sinnvoll: Zuerst erhält der Nachfolger Zugriff, danach findet die fachliche Übergabe statt, erst anschließend wird der bisherige Mitarbeiter aus dem Betreuungsteam entfernt.
Historische Auftragszuordnung bewahren
Eine neue Kundenzuordnung regelt die künftige Verantwortung. Sie sollte nicht behaupten, der Nachfolger habe einen Auftrag aus dem Vorjahr betreut. Sales Staff speichert den Mitarbeiter am Auftrag. Die Änderung des primären Kundenbetreuers schreibt vorhandene Aufträge nicht automatisch um. Eine bewusste Korrektur bleibt dem Administrator möglich.
Diese Trennung ist für Provisionsabrechnung und Nachvollziehbarkeit wichtig. Die verschiedenen Regeln erläutert Magento 2: Vertriebsprovision und Bestellzuordnung.
Arbeitskontext statt nur einer ID übergeben
Die technische Zuordnung allein reicht nicht. Der neue Ansprechpartner benötigt offene Aufträge und Angebote, kommende Termine, vereinbarte Preise, Kundennotizen und zugesagte Rückmeldungen. Strukturierte Kundenhistorie, Besuchsplanung und Angebotsverwaltung sind eigenständige Sales-Staff-Add-ons. Sie helfen, Wissen am Kunden statt im persönlichen Postfach eines Mitarbeiters zu führen.
Bei größeren Umstrukturierungen unterstützen die Add-ons Import/Export und API eine kontrollierte Aktualisierung. Testen Sie zunächst eine kleine Auswahl, besonders bei mehreren Websites oder überlappenden Teams.
Checkliste nach der Übergabe
- Das alte Konto kann sich nicht mehr anmelden.
- Jeder aktive Kunde besitzt den vorgesehenen Hauptansprechpartner.
- Zusätzliche Zuordnungen enthalten keine veralteten Zugriffe.
- Der Nachfolger sieht nur das erwartete Portfolio.
- Frühere Auftragszuordnungen sind unverändert.
- Neue direkte und betreute Testbestellungen folgen der festgelegten Regel.
- Offene Angebote, Termine und Rückmeldungen haben einen Verantwortlichen.
SoftwareSilo Sales Staff stellt Kundenzuordnung und Massenaktion bereit. Ein guter Offboarding-Prozess ergänzt diese technischen Werkzeuge.