Ein Magento-Adminkonto für jeden Vertriebsmitarbeiter löst kurzfristig ein Zugriffsproblem. Gleichzeitig werden häufig Katalog-, Konfigurations-, Kunden- und Auftragsfunktionen sichtbar, die der Mitarbeiter nicht benötigt. Ein sichereres Konzept beginnt bei der tatsächlichen Aufgabe: einen zugeordneten Kunden finden, in dessen Shop-Kontext wechseln, eine Bestellung vorbereiten und anschließend in den eigenen Arbeitsbereich zurückkehren.
Mitarbeiter- und Kundenidentität trennen
SoftwareSilo Sales Staff stellt eigene Frontend-Zugänge für Mitarbeiter bereit. Sie sind weder Kundenkonto noch allgemeiner Adminbenutzer. Öffnet ein Mitarbeiter einen zugeordneten Kunden, bleiben Vertriebsidentität und Kundenkontext getrennt. Eine dauerhaft sichtbare Sitzungsleiste zeigt, in welchem Kontext gearbeitet wird, und bietet einen definierten Ausstieg.
Der Kunde erhält dadurch seinen richtigen Katalog, seine Preise, Steuerregeln, Adressen und den normalen Checkout. Der handelnde Mitarbeiter bleibt trotzdem für Zuordnung und spätere Rückfragen erkennbar.
Berechtigungen in Schichten aufbauen
Das Basismodul bietet voneinander getrennte Kontrollen:
| Einstellung | Zu klärende Frage |
|---|---|
| Website-Zuordnung | Zu welcher Shop-Organisation gehört die Person? |
| Zugeordnete oder alle Kunden | Welche Konten darf sie öffnen? |
| Kundengruppenbeschränkung | Welche Kunden darf sie suchen oder anlegen? |
| Kunden anlegen | Darf sie ein neues B2B-Konto erstellen? |
| Artikelpreis ändern | Darf sie einen Warenkorbpreis anpassen? |
| Geeignete Aufträge bearbeiten | Darf sie Aufträge in erlaubten Status ändern? |
| Gesperrte Routen | Welche Frontendbereiche bleiben unzugänglich? |
Außendienst, Innendienst und Vertriebsleitung benötigen meist unterschiedliche Kombinationen. Eine gemeinsame Rolle mit allen Rechten ist selten die beste Lösung.
Preis- und Auftragsausnahmen bewusst behandeln
Preisänderungen, Nullpreise, abweichende Mengenregeln, Mindestbestellwert-Ausnahmen und betreute Nachbestellungen können im Telefonverkauf sinnvoll sein. Sie beeinflussen aber Marge und Lieferfähigkeit. Aktivieren Sie nur Funktionen, für die ein freigegebener Prozess besteht, und prüfen Sie das Zusammenspiel mit kundenspezifischen Preisen und dem normalen Checkout.
Auch für die Auftragsbearbeitung sollten erlaubte Status und Rollen klar sein. Ein abgeschlossener Vorgang darf nicht versehentlich wieder zu einem bearbeitbaren Warenkorb werden.
Anmeldung und Schnittstellen absichern
Verwenden Sie HTTPS, persönliche Konten, starke Passwortrichtlinien und einen zügigen Offboarding-Prozess. Zwei-Faktor-Authentifizierung ist separat erhältlich. Bei einem zentralen Identitätsanbieter kann das SAML-Add-on verwendet und der Passwort-Login für Mitarbeiter optional abgeschaltet werden.
REST und GraphQL sind ebenfalls Add-ons. Behandeln Sie Schnittstellenzugriffe nach demselben Prinzip der minimalen Berechtigung wie das Mitarbeiterportal.
Nicht nur den Idealfall testen
Legen Sie vor dem Start einen Testbenutzer je Rolle an und prüfen Sie:
- sichtbare und nicht sichtbare Kundenportfolios;
- direkte URLs zu fremden Kundenkonten;
- Einstieg und Ausstieg aus dem Kundenkontext;
- Preisänderungen an den erlaubten Grenzen;
- bearbeitbare und gesperrte Auftragsstatus;
- deaktivierte Konten und abgelaufene Sitzungen;
- Mitarbeiterzuordnung nach dem Checkout.
Ziel ist kein Magento-Admin im Frontend, sondern der kleinste sinnvolle Arbeitsbereich für den Vertrieb. Lesen Sie dazu Bestellen im Kundenauftrag in Magento 2 oder prüfen Sie SoftwareSilo Sales Staff.