Ein Budget beantwortet, ob eine Ausgabe innerhalb eines festgelegten Betrags liegt. Eine Freigabe beantwortet, ob eine Person genau diesen Einkauf akzeptiert. Beides hängt zusammen, ist aber nicht dasselbe.
SoftwareSilo bietet beide Funktionen als optionale Add-ons für Sublogin an. Ein Händler kann dadurch nur eine Kontrolle einführen oder beide gezielt verbinden.
Was ein Budget steuert
Das Budget-Add-on unterstützt Grenzen pro Bestellung, Tag, Monat oder Jahr. Sie lassen sich Kunden oder Unterkonten zuweisen, auf Zwischensumme oder Gesamtsumme berechnen und auf ausgewählte Bestellstatus beziehen. Die Statusauswahl entscheidet zum Beispiel, ob stornierte oder fehlgeschlagene Bestellungen Kapazität verbrauchen.
Ein Unternehmen kann für eine Abteilung ein Monatsbudget und für einen Einkäufer zusätzlich eine niedrigere Grenze je Bestellung nutzen. Die Richtlinie sollte klar festlegen, was bei ausgeschöpftem Budget passiert. Der Einkauf kann gesperrt oder, bei entsprechender Konfiguration, zur Prüfung weitergeleitet werden.
Das separate Add-on One-Time Budget ist für eine einmalige Ausnahme gedacht. Während es aktiv ist, hat es Vorrang vor wiederkehrenden Grenzen und wird nach der ersten passenden Bestellung deaktiviert. Es gehört nicht zum normalen Budget-Add-on.
Was die Bestellfreigabe ergänzt
Order Approval führt Prüfzustände für Magento-Bestellungen ein. Berechtigte Personen können genehmigen oder ablehnen. Kommentare, Benachrichtigungen und administrative Aktionen unterstützen den Ablauf. Zusammen mit dem Rollen-Add-on lässt sich die Verantwortung genauer zuordnen.
Eine Freigabe ist sinnvoll, wenn der Betrag allein nicht entscheidet. Auch ein kleiner Auftrag kann wegen Produktart, Menge oder Lieferadresse prüfpflichtig sein. Eine regelmäßige Nachbestellung innerhalb des Budgets braucht dagegen vielleicht keine manuelle Kontrolle.
Eine praxistaugliche Kombination
| Situation | Sinnvolle Behandlung |
|---|---|
| Übliche Bestellung innerhalb der Grenze | Normalen Checkout erlauben |
| Grenze des Einkäufers überschritten | Je nach Richtlinie freigeben lassen oder sperren |
| Einmaliger Projekteinkauf | Einmalbudget vergeben und Grund dokumentieren |
| Zuständiger Freigeber abwesend | Vertretung vorab festlegen |
| Bestellung abgelehnt | Grund erhalten und konkrete Änderung nennen |
Beginnen Sie nicht mit einem Labyrinth aus Freigabestufen. Bilden Sie zuerst die Entscheidungen ab, die das Unternehmen heute schon trifft. Mehr Komplexität ist nur sinnvoll, wenn eine echte Ausnahme sonst unklar bleibt.
Fragen vor der Konfiguration
- Zählt die Zwischen- oder Gesamtsumme?
- Welche Bestellstatus belasten das Budget?
- Gibt eine Stornierung den Betrag wieder frei?
- Wer darf wartende Bestellungen freigeben, ablehnen oder bearbeiten?
- Wie funktioniert die Vertretung bei Abwesenheit?
- Welche Kennungen und Zustände benötigt das ERP?
- Welche E-Mails erhalten Einkäufer, Freigeber, Hauptkonto und Shopteam?
Testen Sie eine normale Bestellung, den exakten Grenzbetrag, eine Überschreitung, Ablehnung, Freigabe und Stornierung. Reports und Benachrichtigungen müssen denselben Vorgang zeigen wie der Shop.
Weiterlesen
Zuletzt geprüft: 9. August 2026.