Deutschland hat die umsatzsteuerliche Definition einer E-Rechnung für inländische Geschäftsvorgänge zum 1. Januar 2025 geändert. Ein einfaches PDF ist seitdem eine „sonstige Rechnung“ und keine strukturierte E-Rechnung. Die Einführung erfolgt schrittweise. Die Aussage „seit 2025 verpflichtend“ braucht deshalb Kontext.
Die Fristen verständlich zusammengefasst
| Zeitpunkt | Praktische Bedeutung laut BMF-FAQ |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen grundsätzlich empfangen können |
| 2025 und 2026 | Aussteller dürfen unter der allgemeinen Übergangsregel noch sonstige Rechnungen nutzen |
| 2027 | Für Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz läuft die Übergangsfrist weiter; bestimmte EDI-Verfahren ebenfalls |
| 1. Januar 2028 | Nach Ende der Übergangsfristen wird die E-Rechnung für erfasste inländische B2B-Umsätze zum Regelfall |
Ausnahmen und Sonderfälle bleiben bestehen. Kleinbetragsrechnungen, bestimmte steuerfreie Umsätze, Kleinunternehmer als Aussteller und B2G-Vorgaben müssen getrennt geprüft werden. Entscheidend sind Zeitpunkt und Beteiligte des konkreten Umsatzes.
Empfang und Versand sind zwei Projekte
Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen grundsätzlich empfangen können. Laut BMF kann dafür bereits ein E-Mail-Postfach genügen. Das bedeutet noch nicht, dass ein Unternehmen die strukturierte Datei gut prüfen, anzeigen, freigeben, buchen und archivieren kann.
Die Ausstellung aus Magento ist ein eigener Ablauf: Daten aufbereiten, Format erzeugen, prüfen, zustellen, Fehler bearbeiten und Originale aufbewahren. Händler sollten nicht bis zum letzten Tag der Übergangsfrist warten, um den Import beim Empfänger zu testen.
Welche Formate gelten?
Das BMF nennt XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme von MINIMUM und BASIC-WL, als in Deutschland übliche Formate, die grundsätzlich die Anforderungen erfüllen. Andere EN-16931-basierte oder vereinbarte Formate können ebenfalls geeignet sein, wenn sich die erforderlichen Angaben richtig und vollständig auslesen lassen.
Der Formatname ist kein Konformitätssiegel. Fehlende Pflichtdaten oder unlogische Steuerbeträge bleiben Fehler. Das BMF empfiehlt deshalb die Validierung. Sie hilft bei der Fehlererkennung, ist aber nicht selbst die unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung.
Was ein Magento-Team jetzt tun sollte
- Inländische B2B-, B2G-, Verbraucher-, Auslands- und Ausnahmefälle erfassen.
- Wichtige Empfänger nach Format, Kennungen und Übermittlungsweg fragen.
- Verkäuferdaten, Umsatzsteuer-IDs, Käuferreferenzen, Zahlungsbedingungen und Steuermapping bereinigen.
- Rechnungen, Korrekturen und Erstattungen testen.
- Zuständigkeit für Ablehnungen und Aufbewahrung der Originale festlegen.
- Den tatsächlichen Ablauf steuerlich und rechtlich prüfen lassen.
SoftwareSilo kann strukturierte Formate aus Magento erzeugen und den Dokumentenablauf automatisieren. Das Modul entscheidet nicht, ob ein Umsatz rechtlich erfasst ist, ersetzt keine Archivierungsrichtlinie und ist keine Steuerberatung.
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Quellen
Zuletzt geprüft: 9. August 2026. Allgemeine Umsetzungshinweise, keine Steuer- oder Rechtsberatung.